特定個人情報の管理に関する基本方針

フロンティア不動産投資法人(以下「FRI」といいます。)は、特定個人情報の取扱いにおいて、特定個人情報等の適正な取扱いの確保を図る観点から、以下の方針(以下「本ポリシー」といいます。)を定め、これを遵守することを宣言します。

(1) 法令及びガイドライン等の遵守

FRIは、特定個人情報の取扱いにおいて、行政手続きにおける特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律及びこれに関連する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。

(2) 特定個人情報の取得

FRIが本人又は他の個人番号関係事務実施者に対して個人番号の提供を求めることができるのは、行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第19条に従い特定個人情報の提供を受けることができる場合において、(3)に規定された事務を処理するために必要がある場合に限ります。また、個人番号提供の要請は、当該事務を処理するために必要が生じた時点又は当該事務の発生が予想できた時点で行います。

(3) 特定個人情報等の利用目的

FRIの特定個人情報等の利用目的は以下のとおりとします。

  1. 役員並びにその配偶者及び扶養家族に係る特定個人情報等
    源泉徴収等に関する事務、社会保険・労働保険又は企業年金等に関する届出及び申請その他の事務のため
  2. a.に掲げる者以外の個人に係る特定個人情報等
    法令の規定により個人番号の記載が求められる法定調書等の作成事務のため

(4) 特定個人情報の安全管理対策

FRIは、登録投資法人として投資信託及び投資法人に関する法律に基づき資産運用業務及び一般事務等を業務委託していますが、取り扱う特定個人情報への不正アクセス、特定個人情報の紛失・破壊・改ざん及び漏洩等予防並びに是正のために、業務委託先に対し、以下のとおり、適切な組織的安全管理措置、人的安全管理措置、物理的安全管理措置及び技術的安全管理措置を義務付け、管理いたします。

  1. 特定個人情報の適正な取扱いの確保のため、特定個人情報取扱基準等を策定し、遵守します。
  2. 特定個人情報の利用、保管、管理、保存、廃棄等の段階ごとに、取扱方法、責任者・担当者及びその任務等について規程を策定し、遵守します。
  3. 特定個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、法や取扱規程に違反している事実又は兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備します。
  4. 特定個人情報の取扱いに関する留意事項について従業者に研修を実施します。
  5. 特定個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じます。
  6. 特定個人情報等の取扱区分及び権限を設定し、担当者及び取り扱う特定個人情報の範囲を限定します。

(5) 役員及び委託先の監督

FRIは、全役員に対し特定個人情報の重要性についての教育・研修を行うとともに、特定個人情報に関する事務を委託する場合には、委託先について適切に選定し、監督します。

(6) 社内規程の継続的な改善

FRIは、本ポリシー及びFRIの規程の遵守状況等について、必要な検証及び評価を行うとともに、必要に応じてその見直しを行う等継続的な改善に努め、もって特定個人情報の適正な管理に努めます。

(7) 苦情・相談等への対応

FRIの特定個人情報の取扱いに関する苦情・相談等を適切に対応するための窓口は、資産運用会社である三井不動産フロンティアリートマネジメント株式会社 企画・管理部に置くものとします。

お問い合わせ窓口

名称:三井不動産フロンティアリートマネジメント株式会社 企画・管理部
TEL:03-3289-0440
受付時間:土・日・祝祭日を除く午前9時から午後5時まで

個人情報取扱事業者:フロンティア不動産投資法人
代表者:執行役員 岩藤 孝雄
所在:東京都中央区銀座6丁目8番7号 交詢ビルディング6階

制定:2015年12月22日
最終改正︓2022年4月1日

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